Wydaje Ci się, że doba ma za mało godzin? Potrzebujesz więcej czasu? Jesteś w dobrym miejscu! Oto 23 proste zasady, które pomogą Ci zwiększyć swoją produktywność a dzięki temu zyskać dodatkowy czas którego Ci dotąd brakowało:
- Usuń to! - może zabrzmi to banalnie ale po prostu usuń ze swojej listy te zadania, które nie są konieczne do wykonania. Często mnóstwo czasu poświęcamy na rzeczy, które nie przynoszą nam żadnego pożytku ani nie są ważne.
- Wyznaczaj codzienne cele. Jeśli nie jesteś skoncentrowany na tym co chcesz osiągnąć niezwykle łatwo o uleganie rozpraszaczom i wytapianie jakże cennego czasu. Wyznacz swoje cele na każdy dzień z wyprzedzeniem. Zdecyduj co chcesz zrobić, następnie to zrób.
- Najgorsze = pierwsze. Aby pokonać prokrastynację naucz się wykonywać najbardziej nieprzyjemne zadania zaraz od rana zamiast odwlekać je na koniec dnia. Taki mały sukces z samego rana będzie miał pozytywny wpływ na Twoją produktywność w ciągu całego dnia.
- Wykorzystaj czas szczytowej efektywności. Zaobserwuj o jakich porach dnia jesteś najbardziej produktywny a następnie zaplanuj najważniejsze zadania w tych okresach czasu. Pracuj nad zadaniami rutynowymi bądź kontrolnymi wówczas gdy Twoja wydajność jest najniższa.
- Wyznacz bloki czasu. Dla pojedynczych zadań wymagających Twojej koncentracji zaplanuj bloki czasowe, podczas których nie robisz przerw, nie odbierasz telefonów, nie przyjmujesz gości. Jedyne co robisz to skupiasz się na tym konkretnym zadaniu. W blokach czasu, które przeznaczasz również na inne zadania typu odbieranie telefonów itp zaplanuj zadania lekkie, takie które można łatwo przerwać a następnie do nich wrócić.
- Małe kamienie milowe. Kiedy rozpoczynasz wykonywanie zadania, wyznacz cel jaki musisz osiągnąć zanim pozwolisz sobie na przerwanie pracy. Przykładowo jeśli czytasz książkę będzie to liczba stron, uczysz się angielskiego – liczba wykonanych ćwiczeń bądź słów jakich się nauczyłeś.
- Grupowanie. Grupuj zadania, które są do siebie podobne i wykonuj je w ramach jednego bloku.
- Bądź skowronkiem. Wstawaj rano, być może nawet o 5tej i zabierz się do pracy nad najważniejszym zadaniem. Może się okazać, że o godzinie 8:00 już je zakończyłeś, podczas gdy większość ludzi dopiero wstaje..
- Odizoluj się. Zabierz laptopa bez dostępu do internetu i idź w miejsce gdzie nikt i nic nie będzie Ci przeszkadzać np. do biblioteki, parku, kawiarni, bądź własnego ogrodu.
- Zrelaksuj się. Pamiętaj, że zrelaksowany umysł pracuje wydajniej i bardziej efektywnie. Przerwa w pracy to nie czas na przeglądanie e-maili bądź wykonywanie telefonów czy czytanie wiadomości!
- Agendy. Jeśli w swojej pracy często odbywasz jakiegokolwiek typu spotkania przedstaw uczestnikom punkty jakie chcesz aby były rozpatrzone. Jeśli ludzie znają dokładny cel spotkania, łatwiej skoncentrują się oni na tym co ważne przez co wzrośnie także ich wydajność w pracy. Podobną metodę możesz stosować w przypadku rozmów telefonicznych.
- Zasada Pareto, czyli zasada 80 – 20
– 80% efektów przynosi 20% pracy. W przeciągu 20% czasu pracy wykonujesz 80% całkowitej wartości swojej jednodniowej pracy. Skupiaj więc swoją energię na tych krytycznych 20% zadań przynoszącym największą wartość.
- Zrób to teraz! Wyeliminuj prokrastynację przez zabieranie się za wykonanie określonego zadania w momencie kiedy wyznaczasz cel, nawet jeśli działanie nie jest jeszcze w 100% zaplanowane.
- Minutnik. W momencie kiedy dowiadujesz się, że musisz podjąć decyzję włącz alarm na 60 sekund po czym podejmij decyzję. Gdy została podjęta zabierz się od razu do działania.
- Terminy. Wyznacz ostateczną datę ukończenia zadania.
- Obiecaj. Powiedz innym osobom o swoich postanowieniach, będziesz czuł się zobowiązany do tego aby dotrzymać tego co obiecałeś gdyż nie będziesz chciał stracić twarzy.
- Punktualność. Szanuj zarówno swój czas jak i czas innych osób. Zawsze bądź punktualny.
- Wykorzystaj czekanie. Kiedy musisz czekać np. w kolejce - czytaj! Nie trać czasu, jeśli w ten sposób przeczytasz 1 artykuł dziennie, w przeciągu roku jest to już 365 artykułów!
- Wizualizuj. Zobacz siebie po tym jak osiągnąłeś wymarzony cel.
- Nagradzaj się za swoje osiągnięcia, obejrzyj film, poddaj się masażowi, spędź dzień w parku rozrywki. Zrób coś co pozwoli Ci oderwać się od codzienności.
- Ważne i nie pilne. Zaplanuj bloki czasu na zadania, które są ważne w długiej perspektywie czasowej, nie są jednak pilne, takie jak: sport, czas z rodziną, socjalizowanie się.
- Małymi krokami do wielkiego celu. Podziel duże projekty na małe, dobrze zdefiniowane zadania. Skup się na wykonaniu jednego z nich, dopiero potem kolejnego.
- Jedno naraz. Kiedy zaczniesz pracować nad jednym zadaniem, nie przerywaj i nie zajmuj się innym dopóki nie dokończysz tego które robisz.
Agnieszka Pełnia
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz